Politique en matière de divulgation de l’information

Objet

1. Le Fonds des Nations unies pour la population (UNFPA) s'engage à rendre publique l'information sur ses programmes et opérations. L’UNFPA considère que l'accès public à l'information est une composante essentielle de la participation effective de toutes les parties prenantes, y compris le public, à l'accomplissement de son mandat. L’UNFPA reconnaît qu'il y a une corrélation positive entre la transparence, notamment par le partage de l'information, et la confiance publique aux activités de développement de l’UNFPA.
    

2. En sa qualité de gardien des fonds accordés par les donateurs, l’UNFPA est responsable, entre autres, devant le Conseil d’administration du PNUD/UNFPA, qui comprend les États membres des Nations Unies. Il est considéré que l’accès public à l'information de l’UNFPA continuera de faciliter la transparence et la responsabilité de ce dernier.
    

3. La politique en matière de divulgation de l’information de l’UNFPA (ci-après : la « Politique ») vise à assurer que l'information concernant les programmes et les opérations de l’UNFPA soit rendue publique, sous réserve des exceptions mentionnées ci-dessous. Dans la mesure où une grande partie de l’information de l’UNFPA est déjà mise à la disposition du public par différents moyens, notamment par le biais du site Web général de l’UNFPA et les sites Web des bureaux de pays de l’UNFPA, la présente Politique présente les principes, les pratiques et les procédures en vigueur.

 

Définition de l'« information »

4. Aux fins de la présente Politique, l'« information » se réfère à tout contenu produit¹ , quel qu'en soit le support (papier, enregistrements électronique, sonore, visuel ou audiovisuel), portant sur un sujet lié aux politiques, activités et décisions de l’UNFPA.

 

Champ d'application matériel

5. La présente Politique s'applique à toute l'information détenue par l’UNFPA.

 

Champ d'application personnel

6. Toute personne peut avoir accès ou demander des informations, sous réserve des exceptions mentionnées dans la présente Politique.

 

Principe général

7. L'information doit être accessible et peut être divulguée, sous réserve des exceptions mentionnées dans la présente Politique.

 

Type d'information disponible

Les informations disponibles au public sont notamment les suivantes :

• 8.1 Informations sur la gestion des programmes de pays de l’UNFPA :

• Bilans communs de pays / Plans-cadres des Nations Unies pour l’aide au développement (BCP/UNDAF)
   

• Documents relatifs aux programmes de pays ou documents « One Plan »
   

• Plans d’action des programmes de pays
   

• Documents de projet
   

• Rapports de performance des projets
   

• Rapports d'évaluation

 

• 8.2 Informations sur les opérations de l’UNFPA :
   

• Conseil d’administration du PNUD/UNFPA
   

• Service administratif de l’UNFPA
   

• Informations financières de l’UNFPA
   

• Achats de l’UNFPA
   

• Recrutement de l’UNFPA

 

Pour plus de renseignements sur chaque type d'information, reportez-vous à l'Annexe I.

 

Exceptions

9. Les informations confidentielles ne sont pas soumises à divulgation, conformément aux dispositions de la présente Politique. Les informations suivantes sont considérées comme confidentielles en vertu de la politique de contrôle de l’UNFPA :
    

   1. Toute information reçue de ou envoyée à des tiers en vertu d’un souhait de confidentialité ;
       

   2. Toute information dont la divulgation est susceptible de mettre en danger la sécurité d’une personne, d’enfreindre ses droits ou de porter atteinte à sa vie privée ;
       

   3. Toute information dont la divulgation est susceptible de mettre en danger la sécurité des États membres ou de nuire à la sécurité ou à la bonne conduite d’une opération ou activité de l'organisation ;
       

   4. Toute information couverte par le secret professionnel ou des poursuites devant les instances réglementaires, ou dont la divulgation risquerait de placer indûment l’organisation dans une situation où elle s’exposerait à des poursuites, ou liée au droit à un procès équitable de personnes impliquées dans des audits ou enquêtes internes ;
       

   5. Tout document interservices ou propre à un service, y compris les documents à l’état de projet et les courriers électroniques ;
       

   6. Toute information commerciale dont la divulgation nuirait aux intérêts financiers de l’organisation ou à ceux des autres parties concernées ;
       

   7. Toute information dont la divulgation, de l’avis de l’organisation, porterait gravement atteinte au dialogue politique engagé avec les États membres ou les partenaires de réalisation ;
       

   8. Toute autre information devant être considérée comme confidentielle eu égard à son contenu ou aux circonstances de sa création ou de sa communication.

10. Les informations strictement confidentielles ne sont pas soumises à divulgation, conformément aux dispositions de la présente Politique. En vertu de la politique de contrôle de l’UNFPA, les informations strictement confidentielles :

… consistent en des informations ou des documents dont on peut raisonnablement attendre que la divulgation non autorisée pourrait porter un préjudice exceptionnellement grave aux activités de l’UNFPA ou empêcherait ce dernier de les mener à bon terme. Il s'agit d'informations ou de documents considérés comme particulièrement sensibles à l'égard de tiers ou d'un pays, d'un gouvernement ou d'une administration, ou susceptibles de compromettre l'exécution d'une mesure déjà adoptée et de mettre en danger la sécurité d’une personne, d’enfreindre ses droits ou de porter atteinte à sa vie privée.

11. Si seules certaines parties de l'information ne sont pas soumises à divulgation, l’UNFPA peut décider, à son entière discrétion, que le reste de l'information en question fasse l'objet d'une divulgation.
     

12. D'autres politiques, programmes et procédures de l’UNFPA ou des Nations Unies peuvent renfermer des exceptions en matière de divulgation de l'information. Aucune disposition de la présente Politique, ou liée à cette dernière, ne pourra avoir pour effet d'abréger, de modifier ou de supprimer l'application de ces politiques, programmes ou procédures. En outre, aucune disposition de la présente Politique, ou liée à cette dernière, ne pourra être considérée comme constituant une renonciation, explicite ou implicite, aux privilèges et immunités des Nations Unies et de ses organes subsidiaires.

 

Accès à l'information

13. L'information disponible sera rendue publique, autant que possible, de manière fiable et pratique, sur le site Web général de l’UNFPA, les sites Web des bureaux régionaux et sous-régionaux de l’UNFPA, ainsi que des bureaux de pays, ou sur les sites Web du système des Nations Unies².

14. En outre, toute personne peut demander directement des informations à l’UNFPA. Les demandes d'information devront être envoyées par courrier électronique³.

 

Procédure relative aux demandes d'information

15. Les demandes d'information devront être traitées uniquement au siège de l’UNFPA, via un point d'information central désigné à cet effet. Les demandes d'information reçues par le personnel de l’UNFPA seront transmises au point d'information central par l'intermédiaire des chefs de division, de bureau ou d'unité, conformément à la procédure établie à l'Annexe II de la présente Politique.
     

16. Toutes les demandes d'information devront faire l'objet d'un traitement rapide. Le demandeur devra recevoir un accusé de réception de sa demande dans un délai de 10 jours ouvrables. Selon la complexité de la demande, l’UNFPA s’efforcera de traiter toutes les demandes dans un délai de 30 jours. Concernant les demandes d'information nécessitant la reproduction de documents, l’UNFPA pourra facturer des frais de fourniture et de main-d'œuvre. Ces frais seront indiqués au demandeur au préalable.
     

17. L’UNFPA peut rejeter une demande, en tout ou en partie, dans les cas suivants :

    1. En vertu des exceptions prévues aux paragraphes 8 à 11 (ci-dessus) ;

    2. Si l’UNFPA estime que la demande est excessive par rapport aux ressources de ce dernier ; ou

    3. Si l’UNFPA estime que la demande est inconsidérée ou manque de sérieux.

18. En cas de refus d'une demande, le demandeur peut exiger que soit révisée la décision en adressant une lettre au directeur exécutif adjoint de l’UNFPA (relations extérieures, affaires relatives aux Nations Unies et gestion). Le directeur exécutif adjoint (relations extérieures, affaires relatives aux Nations Unies et gestion) devra procéder à la révision de la décision et envoyer une réponse motivée au demandeur.

 

Reproduction de l'information

19. La mise en œuvre de la présente Politique sera soumise aux règles applicables en matière de propriété intellectuelle et autres droits de propriété, notamment, mais de façon non exhaustive, les brevets, droits d'auteur et marques commerciales susceptibles, entre autres, de limiter le droit d'un tiers à reproduire ou exploiter l'information.

 

Langues

20. Le présent document sera disponible dans toutes les langues officielles des Nations Unies.

Clause de non-responsabilité

21. Aucune déclaration ni aucune garantie, explicite ou implicite, n'est fournie quant à l'intégralité ou à l'exactitude de l'information détenue par l’UNFPA. Le demandeur sera tenu de faire preuve de discrétion lors de l'utilisation de l'information. L’UNFPA ne sera pas tenu responsable de toute perte, directe ou indirecte, découlant de l'utilisation de l'information.

Entrée en vigueur

22. La présente Politique entrera en vigueur au 1^er janvier 2009.

 

Annexe I

Vue d'ensemble des informations de l’UNFPA disponibles au public via les sites Web spécialisés de l’UNFPA ou des Nations Unies

1. Informations sur les programmes de l’UNFPA
    

   1. Documents des programmes de pays, plans d’action des programmes de pays

Les programmes de pays et les plans d’action des programmes de pays, associés aux plans de travail annuels (PTA), constituent le contrat légal entre le gouvernement du pays bénéficiaire du programme et l’UNFPA concernant la mise en œuvre d’une aide financée par l’UNFPA. Ces documents sont disponibles sur le site Web du bureau de pays concerné. Les programmes de pays sont approuvés par le Conseil d’administration du PNUD/UNFPA et sont donc également disponibles sur le site Web du Conseil d’administration du PNUD/UNFPA. Dans les pays où il n'y a aucun PTA, le programme de l’UNFPA consiste en des documents de projet. Ces derniers constituent le contrat formel entre l’UNFPA et le gouvernement concerné en vue de la mise en œuvre conjointe d'un projet. Sur demande, ces documents de projet peuvent être mis à la disposition du public par le bureau de pays.

2. Documents de programmes mondiaux et régionaux

Les programmes mondiaux et régionaux sont disponibles sur le site Web du Conseil d’administration du PNUD/UNFPA.

3. Rapport d'avancement standard (Standard Progress Report - SPR)

Le SPR fournit des informations sur l'évolution de la réalisation des objectifs du programme ainsi que sur leur contribution aux résultats du programme de pays et aux résultats de l'UNDAF. Le SPR est élaboré dans le cadre de l'examen annuel de l'UNDAF.

4. Rapports d’évaluation

Un aperçu général des activités d'évaluation de l’UNFPA est élaboré tous les deux ans et présenté au Conseil d’administration du PNUD/UNFPA par le directeur exécutif. Ces rapports sont également disponibles sur le site Web général de l’UNFPA, à la rubrique « service de contrôle ». Les évaluations générales, thématiques et/ou de programmes sont disponibles à la rubrique « publications » du site Web général de l’UNFPA. Aucun répertoire central d'évaluations au niveau des projets et de réponses de gestion aux évaluations n'existe pour l'instant. Ce service sera disponible à l'avenir.

 

2. Informations sur les opérations de l’UNFPA
    

   1. Conseil d’administration du PNUD/UNFPA

Tous les documents liés aux travaux sur les programmes du Conseil d’administration du PNUD/UNFPA sont disponibles sur le site Web du Conseil d’administration. Les documents antérieurs à l’année 2000 sont disponibles sur le site du système de diffusion électronique des documents de l'ONU. Les documents du Conseil d’administration sont élaborés afin d’aider le Conseil à mener à bien sa mission, telle qu’elle est formulée par la résolution 48/162 de l’Assemblée générale des Nations Unies. Ces documents couvrent un large éventail de thèmes : questions politiques et stratégiques (notamment le plan stratégique de l’UNFPA), financières, budgétaires, administratives, opérationnelles ou liées à la programmation, et évaluations et questions liées à l’organisation et aux procédures. Ces rapports sont ensuite publiés en tant que documents officiels des Nations Unies et sont disponibles sur le site du système de diffusion électronique des documents de l'ONU. Les archives permanentes de l’ensemble des délibérations et des décisions du Conseil sont également disponibles sur le site Web du Conseil d’administration. En outre, les archives des documents du Conseil de direction (Governing Council, prédécesseur du Conseil d’administration) du PNUD/UNFPA remontant jusqu’en 1966 sont disponibles sur le site Web.

2. Service administratif de l’UNFPA

Les déclarations et allocutions du directeur exécutif sont à la disposition du public sur le site Web général de l’UNFPA.

3. Informations financières de l’UNFPA

Tous les documents portant sur les budgets de l’UNFPA consacrés aux activités de gestion et aux programmes approuvés par le Conseil d’administration du PNUD/UNFPA, y compris le rapport financier et les états financiers contrôlés, l’examen annuel de la situation financière et le rapport annuel de la division des services de contrôle interne de l’UNFPA, sont accessibles au public sur le site Web du Conseil d’administration. Les états financiers contrôlés de l’UNFPA sont également publiés et mis en ligne tous les deux ans sur le site Web de l’Assemblée générale des Nations Unies. En outre, les informations sur les sources de financement sont disponibles dans le rapport annuel du directeur exécutif. Les informations financières sur les projets et programmes soutenus directement par des donateurs sont disponibles auprès des bureaux de pays ou des bureaux régionaux et sous-régionaux de l’UNFPA, ainsi qu'au siège de l’UNFPA pour les programmes mondiaux. Les informations financières des bureaux de pays de l’UNFPA relatives aux dépenses pour l'administration et la mise en œuvre des programmes sont disponibles auprès de chaque bureau de pays concerné.

4. Achats de l’UNFPA

L’UNFPA rend publics et met en ligne tous ses avis de sollicitation d’achat. Les appels d'offres internationaux et les contrats attribués sont présentés sur le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies. Les avis d'achat et les contrats attribués au niveau local sont présentés sur les sites Web des bureaux de pays. Le site Web général sur les achats de l’UNFPA présente les données relatives aux achats en fonction du fournisseur, du pays, du montant, du type de service/bien, etc.

5. Politiques et procédures de l’UNFPA

Toutes les politiques et procédures de l’UNFPA mentionnées dans le manuel des politiques et procédures (MPP) sont à la disposition du public sur le site Web général de l’UNFPA.

6. Ressources humaines de l’UNFPA

Les informations suivantes relatives aux ressources humaines sont disponibles sur le site Web général de l’UNFPA :

• Statistiques sur la composition du personnel de l’UNFPA : données sur le personnel travaillant au siège, au sein des bureaux régionaux et dans chaque pays ;

• Organigramme de l’UNFPA présentant les différentes divisions et unités de l'organisation ainsi que les postes autorisés dans le budget semestriel ;

• Statut et règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies.

 

D'autres informations relatives aux ressources humaines sont fournies dans le rapport annuel du directeur exécutif et dans le rapport du comité des commissaires aux comptes, disponibles sur le site Web de l’Assemblée générale des Nations Unies.

 

7. Règlement financier et règles de gestion financière de l’UNFPA

 

Annexe II

Procédure à suivre par l’UNFPA suite à une demande d'information

 

1. Si l'information demandée porte sur l'un des types d'information accessibles au public sur le site Web de l’UNFPA ou sur les sites Web des Nations Unies, figurant à l'Annexe I, la demande ne doit pas être transmise au point d'information central. Le bureau, l'unité ou la division recevant la demande doit diriger le demandeur vers la rubrique appropriée sur le site Web.

 

2. Si l'information n'est pas encore accessible au public, la demande doit être transmise au point d'information central de l’UNFPA par l'intermédiaire des chefs de division, de bureau ou d'unité ayant reçu cette dernière, conformément au paragraphe 15 de la Politique.

3. Le directeur de l'information et des relations extérieures est en charge du point d'information central où sont traitées les demandes d'information.

4. Le paragraphe 16 de la Politique établit le délai dont dispose le point d'information central pour statuer sur la demande. Un accusé de réception de la demande doit être reçu par le demandeur dans un délai de 10 jours ouvrables. L'accusé de réception doit être délivré par la division, le bureau ou l'unité ayant reçu la demande.

5. Le paragraphe 17 de la Politique établit la procédure à suivre pour statuer sur la demande et expose les trois motifs pour lesquels une demande peut être refusée. Ces trois motifs sont les suivants :

   1. la demande porte sur une information confidentielle, strictement confidentielle ou partiellement confidentielle (en vertu des paragraphes 9 à 11 de la Politique) ; ou

   2. la demande est considérée excessive par rapport aux ressources de l’UNFPA ; ou

   3. la demande s'avère inconsidérée ou manque de sérieux.

6. En statuant sur la demande en vertu du paragraphe 17, le point d'information central devra consulter le bureau, la division ou l'unité qui détient l'information en question. En outre, le point d'information central pourra être amené à consulter d'autres divisions ou bureaux pertinents, notamment :

7. Le Service de la mobilisation des ressources (lorsqu'un donateur ou les intérêts d'un donateur sont concernés) ;

8. Le Conseil d’administration et le Service des relations extérieures (lorsque la demande a trait ou pourrait s'inscrire dans un débat politique du Conseil d’administration ou des organes des Nations Unies) ;

9. Le Service des médias et des communications (si la demande peut être rendue publique) ;

10. Le bureau de pays et le bureau régional pertinents (lorsqu'un programme spécifique est concerné) ;

11. Le bureau du directeur exécutif ;

12. La Division des ressources humaines et le Conseiller juridique (pour toute question liée à la confidentialité, au secret professionnel ou au secret d'affaires) ;

13. La Division des services de contrôle interne de l’UNFPA (si la demande d'information porte sur un audit ou des mécanismes de contrôle).

14. Dans ses consultations auprès des bureaux, divisions ou unités pertinents, le point d'information central doit leur demander précisément si l'un des motifs spécifiques de refus s'applique en vertu des dispositions prévues aux paragraphes 9 à 11 ainsi qu'au paragraphe 17 de la Politique.

15. Si aucun des motifs de refus ne s'applique, la demande sera acceptée. Si un ou plusieurs motifs s'appliquent, la demande sera refusée ou refusée en partie.

16. Après avoir statué, le point d'information central communiquera sa décision aux bureaux, divisions ou unités pertinents pour approbation, avant d'en informer le demandeur.

17. Une fois que la décision est définitive, le point d'information central s'adressera au bureau, à l'unité ou à la division qui a reçu la demande pour lui communiquer la décision définitive et transmettra au demandeur les informations en question (en cas d'acceptation).

¹ Par conséquent, la présente Politique exclut les données brutes, qu'elles soient physiques ou électroniques. L’UNFPA n'est pas en mesure de répondre aux demandes exigeant la sélection et/ou la manipulation de données afin de produire du contenu.

² À titre de renseignement, l'Annexe I présente un aperçu complet de l'information de l’UNFPA aisément accessible. Cette annexe sera mise à jour à chaque modification du type et/ou de la source d'information disponible.

³ Les coordonnées seront fournies par le biais d'un lien de « contact » figurant sur le site Web général de l’UNFPA.