Política de divulgación de información

Propósito

1. El Fondo de Población de las Naciones Unidas (“UNFPA”) se compromete a hacer pública la información sobre sus programas y actividades. El UNFPA considera el acceso público a la información un componente fundamental de la participación efectiva de todas las partes interesadas, incluido el público, en la consecución de su mandato. El UNFPA reconoce que existe una correlación positiva entre la transparencia, entre otras cosas a través del intercambio de información, y la confianza pública en las actividades de desarrollo respaldadas por el UNFPA.
    

2. Como custodio y administrador de fondos de los donantes, el UNFPA rinde cuentas, entre otros, a la Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA, que está compuesta por Estados Miembros de las Naciones Unidas. Se considera que el acceso público a la información del UNFPA facilita la transparencia y la rendición de cuentas del UNFPA.
    

3. La Política de divulgación de información del UNPFA (“Política”) tiene como objetivo que la información relativa a los programas y actividades del UNFPA esté a disposición pública, excepto la información sujeta a las restricciones de divulgación establecidas en esta Política. En la medida en que la información del UNFPA ya está a disposición pública a través de varios medios, entre ellos el sitio web mundial del UNFPA y los sitios web de las oficinas del UNFPA en los países, esta Política explica los principios, prácticas y procedimientos vigentes.

Definición de “información”

4. A efectos de esta Política, por “información” se entenderá cualquier contenido producido¹, independientemente de su soporte (papel, electrónico o grabación sonora, visual o audiovisual), relativo a una cuestión relacionada con las políticas, actividades y decisiones del UNFPA.

Ámbito de aplicación sustantivo

5. Esta Política se aplicará a toda la información que obra en poder del UNFPA.

Ámbito de aplicación personal

6. Cualquier persona puede acceder a la información o solicitarla, con sujeción a las restricciones establecidas en esta Política.

Principio general

7. La información debe ser accesible y puede divulgarse, sin perjuicio de las restricciones establecidas en esta Política.

Tipo de información disponible

El paquete de información a disposición pública incluye lo siguiente:

• 8.1 Información sobre la gestión de los programas del UNFPA en los países:

• Evaluaciones comunes de los países/Marcos de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (ECP/MANUD)

• Documentos de los programas para los países o documentos “Plan único”

• Planes de acción de los programas de los países

• Documentos de proyecto

• Informes sobre la ejecución de los proyectos

• Informes de evaluación

• 8.2 Información sobre las actividades del UNFPA:
   

• Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA

• Oficina Ejecutiva del UNFPA

• Información financiera del UNFPA

• Adquisiciones del UNFPA

• Personal del UNFPA

Para obtener información detallada de cada tipo de material informativo, véase el anexo I.

Restricciones

9. La información confidencial no está sujeta a divulgación de conformidad con esta Política. Tal como define la política de supervisión del UNFPA, se considera confidencial la siguiente información:
    

   1. La información recibida de terceros o enviada a terceros, en el entendimiento de que se mantendrá la confidencialidad;

   2. La información cuya divulgación puede poner en peligro la seguridad de una persona, violar sus derechos o invadir su intimidad;

   3. La información cuya divulgación puede poner en peligro la seguridad de un Estado Miembro o perjudicar la seguridad o la ejecución adecuada de cualquier operación o actividad de la organización;

   4. La información protegida por privilegios jurídicos o actuaciones reguladoras, o que expone a la organización a un riesgo innecesario de litigio, o que está relacionada con el derecho a las garantías procesales de las personas que participen en auditorías o investigaciones internas;

   5. Los documentos internos que circulan entre oficinas o dentro de las oficinas, incluidos los correos electrónicos y proyectos de documentos;

   6. La información comercial, si su divulgación perjudica los intereses financieros de la organización o de otras partes interesadas;

   7. La información cuya divulgación socavaría gravemente, a juicio de la organización, el diálogo sobre políticas con los Estados Miembros o los asociados en la ejecución;

   8. Otro tipo de información que, por su contenido o las circunstancias en que fue originada o comunicada, debe considerarse confidencial.

10. La información estrictamente confidencial no está sujeta a divulgación de conformidad con la presente Política. Tal como se define en la política de supervisión del UNFPA, la confidencialidad estricta:

… se refiere a la información o al material cuya divulgación no autorizada pueda considerarse, de manera razonable, que causará daños excepcionalmente graves o impedirá la realización del trabajo del UNFPA. Abarca la información y el material considerado de carácter especialmente delicado relativo a terceros o a un país, gobierno o administración o que pueda comprometer las medidas que vayan a tomarse o pueda poner en peligro la seguridad de una persona, violar sus derechos o invadir su intimidad.

11. Si solo determinadas partes de la información están sujetas a restricción de divulgación, el UNFPA puede decidir, a su discreción, que se divulgue la parte restante de la información en cuestión.
     

12. Otras políticas, procedimientos o prácticas del UNFPA o las Naciones Unidas pueden contener restricciones de divulgación de la información. Nada de lo establecido en la presente Política o relacionado con ella se considerará que reduce, modifica o anula la aplicación de dichas políticas, procedimientos o prácticas. Además, nada de lo establecido en la presente Política o relacionado con ella se considerará una renuncia, expresa o implícita, a los privilegios e inmunidades de las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios.

Accesibilidad de la información

13. La información de acceso público se facilitará, en la medida de lo posible, razonable y práctico, en el sitio web mundial del UNFPA, los sitios web de las oficinas regionales y subregionales del UNFPA y las oficinas en los países, o los sitios web del sistema de las Naciones Unidas².

14. Además, cualquier persona podrá solicitar información directamente al UNFPA. Las solicitudes de información se remitirán por correo electrónico³.

Tramitación de las solicitudes de información

15. Las solicitudes de información se tramitarán exclusivamente en la sede del UNFPA a través del coordinador designado. Las solicitudes de información recibidas por el personal del UNFPA se remitirán a través del jefe de división, oficina o dependencia al coordinador, siguiendo el procedimiento establecidos en el anexo II de esta Política.
     

16. Todas las solicitudes de información se tramitarán sin demora. El solicitante recibirá un acuse de recibo de su solicitud en un plazo de 10 días laborables. Dependiendo de la complejidad de la solicitud, el UNFPA se esforzará por tramitar todas las solicitudes en un plazo de 30 días. En el caso de las solicitudes de información que supongan la reproducción de material, el UNFPA puede cobrar una tasa por el costo del material y la mano de obra, que se comunicará al solicitante por adelantado.
     

17. El UNFPA puede denegar total o parcialmente una solicitud como se indica a continuación:
     

    1. De conformidad con las restricciones establecidas en los párrafos 8 a 11;

    2. Si el UNFPA considera que la solicitud demanda excesivos recursos del UNFPA; o

    3. Si la solicitud parece, a juicio del UNFPA, que no es seria o es irreflexiva.

18. Si se deniega una solicitud, el solicitante puede pedir que se revise la decisión remitiendo una carta al Director Ejecutivo Adjunto del UNFPA (Relaciones Externas, Asuntos de las Naciones Unidas y Gestión), quien revisará la decisión y enviará una respuesta motivada al solicitante.

Reproducción de la información

19. La aplicación de la presente Política estará sujeta a las normas de propiedad intelectual vigentes y otros derechos de propiedad, entre ellos patentes, derechos de autor y marcas registradas, que pueden, entre otras cosas, limitar el derecho de un tercero a reproducir o explotar la información.

Idiomas

20. Este documento estará disponible en todos los idiomas oficiales de las Naciones Unidas.

Descargo de responsabilidad

21. No se garantiza la exhaustividad o precisión de la información en poder del UNFPA. El solicitante ejercerá discrecionalidad al utilizar la información. El UNFPA no se responsabilizará por ninguna pérdida directa o indirecta derivada del uso de la información.

Entrada en vigor

22. Esta Política entrará en vigor el 1 de enero de 2009.

Anexo I:

Sinopsis de la información del UNFPA a disposición pública en los sitios web específicos del UNFPA o las Naciones Unidas

1. Información sobre los programas del UNFPA

   1. Documentos de los programas para los países, planes de acción de los programas de los países

Los programas de los países y los planes de acción de los programas de los países, en combinación con los planes de trabajo anuales, constituyen el acuerdo legal entre el gobierno del país donde se ejecuta el programa y el UNFPA para ejecutar la asistencia financiada por el UNFPA. Estos documentos están disponibles en el sitio web de la oficina del UNFPA en el país en cuestión. Los programas de los países son aprobados por la Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA, y por lo tanto también están disponibles en su sitio web. En algunos países en los que no existe un plan de trabajo anual, el programa consta de documentos de proyecto. Estos constituyen el acuerdo formal entre el UNFPA y el gobierno en cuestión para ejecutar conjuntamente un proyecto. La oficina en el país puede facilitar dichos documentos de proyecto previa solicitud.

2. Documentos de los programas regionales y mundiales

Los programas regionales y mundiales están disponibles en el sitio web de la Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA.

3. Informe estándar sobre la marcha de los trabajos

El informe estándar sobre la marcha de los trabajos proporciona información sobre los avances en la consecución de los productos de los programas y su contribución a los resultados de los programas de los países y a los resultados del MANUD. El informe estándar se elabora en el marco del examen anual del MANUD.

4. Informes de evaluación

El Director Ejecutivo elabora con carácter bianual un resumen de las actividades de evaluación del UNFPA, que presenta a la Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA. Estos informes pueden encontrarse también en el sitio web mundial, en el apartado servicios de supervisión. Las evaluaciones mundiales, temáticas o programáticas también están disponibles en la sección de publicaciones del sitio web mundial del UNFPA. Por el momento no existe un depósito central de las evaluaciones de proyectos y las respuestas de la dirección a las evaluaciones. Este servicio se añadirá en el futuro.

2. Información sobre las actividades del UNFPA

   1. Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA

Toda la documentación, basada en la labor programática de la Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA, está disponible en el sitio web de la Junta Ejecutiva. Los documentos de la Junta Ejecutiva anteriores al año 2000 pueden encontrarse en el sitio web del Sistema de Archivo de Documentos de las Naciones Unidas. Los documentos de la Junta Ejecutiva se elaboran para ayudar a la Junta a cumplir su mandato formulado en la resolución 48/162 de la Asamblea General de las Naciones Unidas. Los documentos abarcan una amplia variedad de cuestiones: normativas y estratégicas (incluido el plan estratégico del UNFPA), financieras, presupuestarias, administrativas, programáticas y operativas, evaluativas, organizativas y procedimentales. Estos informes se publican posteriormente como documentos oficiales de las Naciones Unidas y están disponibles en el sitio web de documentos de las Naciones Unidas. En el sitio web de la Junta Ejecutiva también puede encontrarse un registro permanente de todas las deliberaciones y decisiones de la Junta. Además, en el sitio web está disponible un archivo del predecesor de la Junta Ejecutiva, el Consejo de Administración del PNUD/UNFPA, con documentos que datan de 1996.

2. Oficina Ejecutiva del UNFPA

Las declaraciones y los discursos del Director Ejecutivo están a disposición pública en el sitio web mundial del UNFPA.

3. Información financiera del UNFPA

Toda la documentación pertinente sobre los presupuestos del UNFPA para gestión y actividades programáticas aprobados por la Junta Ejecutiva del PNUD/UNFPA, incluido el informe financiero y los estados financieros auditados, el examen anual de la situación financiera y el informe anual de la División de Servicios de Supervisión del UNFPA, están a disposición pública en el sitio web de la Junta Ejecutiva. Los estados financieros auditados del UNFPA también se publican cada dos años en el sitio web de la Asamblea General de las Naciones Unidas. La información sobre las fuentes de financiación también está disponible en el informe anual del Director Ejecutivo. La información financiera de los proyectos y programas con apoyo directo de los donantes está disponible en las oficinas regionales y subregionales o en las oficinas del UNFPA en los países y en la sede del UNFPA en el caso de los programas mundiales. La información financiera de las oficinas del UNFPA en los países, relativa a gastos relacionados con el programa y la administración, están disponibles en la oficina en el país en cuestión.

4. Adquisiciones del UNFPA

El UNFPA hace públicos todos sus anuncios de solicitud de adquisición en línea. Las licitaciones internacionales y los contratos adjudicados figuran en el Portal Mundial para los Proveedores de las Naciones Unidas. Los anuncios de adquisiciones y los contratos adjudicados a nivel local figuran en los sitios web de las oficinas en los países. El sitio web mundial de adquisiciones del UNFPA ofrece datos por proveedor, país, cantidad, tipo de servicios/bienes, etc.

5. Políticas y procedimientos del UNFPA

Todas las políticas y procedimientos del UNFPA, que se recogen en el manual de políticas y procedimientos, están a disposición pública en el sitio web mundial del UNFPA.

6. Recursos humanos del UNFPA

En el sitio web mundial del UNFPA está disponible la siguiente información sobre recursos humanos:

• Estadísticas sobre la composición del personal del UNFPA, es decir, cifras sobre el personal que trabaja en la sede, en las oficinas regionales y en cada país;

• Un organigrama del UNFPA, que muestra las distintas divisiones y dependencias, y los cargos autorizados en el presupuesto bianual;

• Reglamento y Estatuto del Personal de las Naciones Unidas

Puede encontrarse más información sobre los recursos humanos en el informe anual del Director Ejecutivo y en el informe de la Junta de Auditores que figuran en el sitio web de la Asamblea General de las Naciones Unidas.

7. Reglamento Financiero y Reglamentación Financiera Detallada del UNFPA

Anexo II

Procedimientos que debe seguir el UNFPA cuando reciba una solicitud de información

1. Si la solicitud de información se refiere a uno de los tipos de información a disposición pública en el sitio web del UNFPA u otros sitios web de las Naciones Unidas enumerados en el anexo I, la solicitud no debe transmitirse al coordinador. La oficina, dependencia o división que reciba la solicitud deberá remitir al solicitante a la sección oportuna del sitio web.

2. Si la información no está a disposición pública con arreglo al párrafo 15 de esta Política, la solicitud deberá transmitirse al coordinador del UNFPA a través del jefe de división, oficina o dependencia que reciba la solicitud.

3. El coordinador para la tramitación de las solicitudes de información es el Director de Información y Relaciones Externas.

4. El párrafo 16 de la Política establece el plazo para que el coordinador determine la solicitud. El solicitante debe recibir un acuse de recibo de la solicitud en un plazo de 10 días laborables. Será la dependencia, oficina o división que reciba la solicitud quien acuse el recibo de la misma.

5. El párrafo 17 de la Política establece el proceso que debe seguirse para determinar la solicitud y si se aplica alguno de los tres motivos para rechazar la solicitud. Estos tres motivos son:
    

   1. si la solicitud se refiere a información confidencial, estrictamente confidencial o parcialmente confidencial (con arreglo a los párrafos 9 a 11 de la Política); o

   2. si se considera que la solicitud demanda excesivos recursos del UNFPA; o

   3. si la solicitud parece no ser seria o ser irreflexiva.

6. Al determinar la solicitud con arreglo al párrafo 17, el coordinador solicitará la opinión de la oficina, división o dependencia en posesión de la información. Además, el coordinador solicitará la opinión de otras divisiones u oficinas pertinentes, entre ellas:

   • La Subdivisión de Movilización de Recursos (cuando afecte a un donante o los intereses de un donante);

   • La Junta Ejecutiva y la Subdivisión de Relaciones Externas (cuando la solicitud se refiera a un diálogo político en la Junta Ejecutiva o los órganos de las Naciones Unidas o pueda formar parte del mismo);

   • La Subdivisión de Comunicaciones y Medios de Difusión (si la solicitud puede hacerse pública);

   • La oficina en el país y la oficina regional pertinentes (cuando se refiera a un programa específico);

   • La Oficina del Director Ejecutivo; la División de Recursos Humanos y el Asesor Jurídico (en el caso de cuestiones relacionadas con la privacidad, un privilegio jurídico o un secreto comercial);

   • La División de Servicios de Supervisión (si la solicitud se refiere a información relacionada con los mecanismos de auditoría o supervisión).

7. Al solicitar la opinión de las divisiones, dependencias u oficinas pertinentes, el coordinador debe formular solicitudes claras de opinión acerca de si se aplica alguno de los motivos específicos de restricción, establecidos en los párrafos 9 a 11 y en el párrafo 17 de la Política.

8. Si no se aplica ninguno de los motivos para denegar una solicitud, se le dará curso favorable. Si se aplica uno o más motivos, la solicitud se denegará total o parcialmente.

9. Una vez que el coordinador haya realizado la determinación, la remitirá a las dependencias, oficinas o divisiones pertinentes antes de comunicar la decisión al solicitante, para su confirmación.

10. Una vez que la determinación sea definitiva, el coordinador se dirigirá a la oficina, dependencia o división que recibió la solicitud para que comunique la decisión y la información correspondiente (si se autoriza) al solicitante.

¹Por lo tanto, la política excluye los datos que existen sin procesar, ya sea en formato físico o electrónico. El UNFPA no está en posición de responder a ninguna solicitud que requiera la selección o manipulación de datos para producir contenido.

²  El anexo I contiene, a título informativo, un resumen exhaustivo de la información del UNFPA de fácil acceso. Este anexo se actualizará cuando cambie el tipo de información accesible o sus fuentes.

³ Los datos de contacto se proporcionan en el enlace “contacto” que aparece en el sitio web mundial del UNFPA.